O estoque é um setor que exige muita atenção, pois além de ser responsável pelo abastecimento interno, também é um fator que impacta nas finanças do negócio de forma positiva ou negativa dependendo de como está sendo controlado.

Mas afinal, você sabe como controlar seu estoque?

Independentemente do tamanho ou ramo do negócio, é imprescindível fazer um controle eficiente do setor. E para te ajudar nessa tarefa elaboramos este post para mostrar alternativas simples para fazer um controle de estoque efetivo.

Então vamos começar!

Qual a importância do controle de estoque?
O controle de estoque garante que não faltem mercadorias para venda e que você possua variedade para seu público evitando que você perca seus clientes para os concorrentes.

Conheça melhor os principais benefícios de fazer o controle de estoque e tenha vantagens competitivas para se manter à frente da concorrência.

Prevenir prejuízos: o estoque deve estar sempre equilibrado, não deve estar muito abarrotado de mercadorias, pois os itens podem acabar ficando parados, causando prejuízo financeiro a longo prazo para o negócio.

Outro ponto de atenção é nunca deixar faltar mercadorias para venda, isso também pode gerar consequências negativas para as finanças e ainda provocar a insatisfação de seus clientes.

Assim, um controle de estoque bem feito ajuda a minimizar perda, melhorando as finanças.

Otimiza o controle de compras: para fazer a reposição de estoque é preciso estar atento às quantidades já existentes das mercadorias, verificando a necessidade de reposição.

Antes de sair comprando, deve-se analisar os itens em escassez e consultar relatórios detalhados do estoque para fazer um controle correto sobre as aquisições.

Facilita o relacionamento com fornecedores: quando a empresa tem um processo de compras organizado, respeita os prazos de entrega e de pagamento dos pedidos, muitos problemas podem ser evitados, facilitando o relacionamento com os fornecedores.

Fornece relatórios gerenciais: quando os registros do fluxo de estoque são feitos corretamente você consegue gerar relatórios para saber, por exemplo, qual item está a mais tempo parado.

Esse tipo de informação pode ser muito útil no momento de decidir sobre quando fazer liquidações para impulsionar as vendas, além de evitar mercadorias paradas.

Existem também outros tipos de relatórios gerenciais que ajudam a melhorar o controle de estoque, como os balancetes e inventários.

Vantagem sobre as sazonalidades


Ao longo do ano, existem fatores externos que interferem, positiva ou negativamente, nos diferentes tipos de negócio. Por exemplo, em datas comemorativas, como Natal, Dia das Mães, entre outros, é comum o aumento das vendas no varejo.

Agora, um exemplo de interferência negativa da sazonalidade nos negócios, são as vendas de uma sorveteria no inverno.

Mas como você pode prever esses acontecimento e driblar os prejuízos?

Mais uma vez com um controle de estoque. Com esse controle, você analisa seu histórico de registros de saídas de produtos nas datas específicas e consegue prever o abastecimento de mercadorias. Assim, o estoque fica preparado para as altas demandas futuras.

Os benefícios da boa gestão de estoque são muitos, não é? Veja agora algumas dicas valiosas de como fazer um controle de modo simples e sem comprometer muitas horas do seu dia.

Como controlar o estoque de maneira prática?


Independente se você faz o controle sozinho ou conta com a ajuda de funcionários, estabelecer procedimentos te garante uma organização mais precisa.

Sendo assim, vamos entender melhor como criar processos eficientes para dominar a gestão do seu estoque.

1º passo: Realização do inventário


O inventário é basicamente uma lista de insumos e mercadorias disponíveis em estoque, armazenados pela empresa.

Também deve ser feito um inventário geral da empresa. Realizar a contagem de maquinários, ferramentas, computadores, entre outros bens do negócio.

O inventário é feito a partir da execução de 4 etapas:: preparação das mercadorias, contagem, conferência e inclusão dos dados no sistema ou planilha.

Essa atividade é feita conforme a necessidade de cada negócio. Contudo, a recomendação é que seja feita mensalmente e também ao final de cada ano.

2º passo: Crie regras para a organização das mercadorias


Todos os produtos devem estar devidamente organizados e categorizados. Além disso, antes de colocar qualquer produto nas prateleiras, faça o cadastro no sistema com todas as informações necessárias.

É importante lembrar que o espaço físico do estoque precisa estar sempre limpo e organizado, para facilitar a procura de itens quando necessário.

3º passo: Controle todas as entradas e saídas


Essa é uma tarefa que garante a você um bom controle de estoque. Mas para isso, registre em um sistema todas as entradas e saídas de mercadorias para evitar o famoso furo de estoque.

O estoque é diretamente ligado aos demais setores da empresa, como vendas, compras e financeiro. Dessa forma, se o estoque do empreendimento não tem um controle exato, com certeza irá causar desencontro de informações, gerando prejuízos para o negócio.

4º passo: Defina a quantidade ideal de cada produto


O controle estoque mínimo e máximo de cada item ajuda manter um equilíbrio, evitando a falta de mercadoria ou armazenamento exagerado de itens.

Para isso, basta analisar a rotatividade de cada mercadoria e saber quanto tempo ela leva para vender, além do tempo necessário para a reposição.

Para calcular o estoque mínimo e estoque máximo, utilize essas fórmulas:

Estoque mínimo = consumo médio x tempo de reposição

Estoque máximo = quantidade de estoque mínimo + lote de reposição

Ao fazer esse cálculos você também tem um melhor controle de compras.

5º passo: Faça compras planejadas


Antes de fazer algum pedido de mercadoria para seu fornecedor, analise as reais necessidades do pedido e estar sempre com um controle de compras.

Como evitar o furo de estoque?


O chamado furo de estoque é quando a quantidade real dos produtos não correspondem ao número que está registrado no sistema.

Este problema pode ser muito comum quando o controle de estoque é feito de forma descuidada e desorganizada. Infelizmente, esse tipo de situação pode trazer graves consequências para o financeiro do negócio.

Ao decorrer deste texto listamos várias dicas e apresentamos ferramentas eficientes para fazer uma boa gestão de estoque e mantê-lo organizado.

No entanto, existe uma última dica muito valiosa e que precisa ser destacada a seguir.

Invista em conhecimento


Isso mesmo, invista em conhecimento mesmo você tenha uma grande equipe de colaboradores ou, principalmente, se você trabalha sozinho.

Além de ter um sistema de gestão eficiente para auxiliar nas demandas, será preciso pessoas preparadas para utilizar as ferramentas e implementar o controle de maneira assertiva.

Sendo assim, vale a pena investir em treinamentos técnicos para que você e sua equipe estejam alinhados quanto aos procedimentos corretos para manter a organização do um negócio.

Utilizando a tecnologia para fazer uma gestão de estoque mais eficaz
Busque sempre soluções inteligentes para os problemas na área de estoque e também para organização como um todo. Muitos empreendedores usam ferramentas online para melhorar o desempenho e minimizar os impactos financeiros.

Sabendo que a gestão de estoque está diretamente ligado às demais áreas do negócio, é importante considerar uma forma de integrar todas elas para facilitar a gestão.

Já pensou efetuar a venda de um item e automaticamente já dar baixa no estoque? Fazer essa integração manualmente com fichas, ou utilizando planilhas, fica complicado ou até quase impossível.

Por isso, é importante buscar por soluções inovadoras e simples de usar, como um sistema de gestão de estoque online.

Com um sistema para gerenciar seu estoque, você economiza tempo e ganha agilidade nas atividades. Além disso, a cada dia que passa, está mais difícil para uma empresa sem informatização sobreviver em um mercado cada vez mais exigente.

Ao adotar um sistema de gestão online com um módulo de estoque, é possível ter acesso a funcionalidades que facilitam a rotina por completo. Veja abaixo exemplos de funcionalidade que você encontra em um bom sistema:

Banco de dados com maior capacidade de armazenamento;
Opções diversas de relatórios;
Relatórios gerenciais e analíticos;
Flexibilização para integração entre filiais.
Agora que você já sabe tudo o que precisa para gerenciar seu estoque e demais áreas, sabe onde encontrar a melhor opção? Se ainda não sabe, nós vamos te apresentar a solução no próximo tópico.

Sistema integrado: módulos de estoque, vendas, financeiro, emissão de notas fiscais
Existem soluções muito completas para automatizar a gestão do negócio, esse é o caso do sistema de gestão online vhsys.

O sistema completo da vhsys integra todas as áreas do seu negócio em um só lugar. Veja todas as funcionalidades.

Módulo de Organização de Estoque:

– Relatórios
– Fluxo de Caixa
– Sistema PDV (Ponto de venda)
– Controle de Compras
– Cadastros (Clientes, Fornecedores, funcionários)
– Aplicativos Adicionais Adaptáveis

Módulo de Controle de Vendas:

– Gestão de Vendedores
– Ordens de serviço
– Orçamentos e Propostas
– Cadastro de Clientes
– Vendas no PDV
– Boletos e Carnês

Módulo de Controle Financeiro:

– Contas à Pagar e a Receber
– Relatórios Financeiros
– DRE Gerencial
– Conciliação Bancária OFX


Emissor de Notas Fiscais:Emissor de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)


– Emissor de NF-e (Nota Fiscal Eletrônica)
– Emissor de NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônica)
– Emissor de CT-e (Conhecimento de Transporte Eletrônico)
– Emissor de MDF-e (Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais)
– Emissor de Nota Fiscal de Importação e Exportação
– Carta de Correção Eletrônica


A vhsys tem o objetivo de facilitar e descomplicar a vida do empreendedor, auxiliando na gestão do negócio e economizando horas de tarefas manuais.