Gerenciar o fluxo de caixa é o desafio de todo gerente, todos os dias, todos os anos. Os gerentes que ficam de olho em suas atividades diárias e nas tendências emergentes do setor podem ajudar a reduzir a exposição de sua empresa a uma crise de caixa.

Como você pode prever, evitar ou minimizar o impacto de uma emergência de dinheiro?

Primeiro, preste atenção quando surgir qualquer escassez de dinheiro. Quando o dinheiro ficar curto, preste muita atenção e esteja preparado para agir. As perguntas a serem respondidas incluem:

  1. O que causou o problema?

Pré-pagamentos para aproveitar descontos especiais podem reduzir o dinheiro. Greves nos transportes, por exemplo, podem atrasar remessas e, portanto, pagamentos. Uma desaceleração do setor (ou economia) geralmente resulta em clientes que alongam suas contas a pagar.

  1. Como você pode lidar com isso?

Se o dinheiro em caixa não for robusto, deixe os descontos especiais de lado. Geralmente é mais econômico repassar um desconto do que pedir emprestado para superar uma deficiência. Fique por dentro das notícias. Se você ouvir sobre qualquer ameaça de greve e / ou interrupções em sua cadeia de suprimentos, certifique-se de ter uma posição de backup. Mesmo se temporariamente seja mais caro, ele pode salvar seus negócios, mostrando aos clientes sua confiabilidade e versatilidade em tempos difíceis.

Se seus clientes estão em setores que enfrentam tempos econômicos difíceis, fique atento às suas políticas de crédito e seja ativo nas cobranças. Se necessário, restrinja os termos de crédito, mas use o bom senso. Ser firme, mas solidário com seus clientes, ajudará muito a mantê-los ativos e, ao mesmo tempo, fornecer a você um melhor fluxo de caixa. Adie compras ou negocie pagamentos prolongados se o dinheiro ficar curto.

Mais importante ainda, documente os sinais de problemas e suas soluções. Dessa forma, se os sinais acontecerem novamente, você pode se referir à ação anterior bem-sucedida como a primeira solução possível.

Imagine desafios de fluxo de caixa possíveis, mas normalmente imprevisíveis. Alguns problemas não podem ser previstos, então cenários “e se” podem ser criados. Você não precisa entrar em detalhes, mas pode perguntar o que aconteceria se houvesse uma enchente ou, como experimentamos mais recentemente, uma tempestade devastadora. O que então? Outros problemas, como “sabotagem de produto”, só podem ser resolvidos à medida que ocorrem. Construir cenários possíveis para reduzir os riscos associados a problemas “imprevisíveis” é uma importante ferramenta de gerenciamento.

Primeiro, aprenda a documentar cada experiência, ou você pode ter que repeti-la.

Em segundo lugar, observe as vendas.

Qualquer queda prolongada (“prolongada” computada de maneira diferente para cada empresa e setor) nas vendas sem uma redução comparável e simultaneamente emergente nas despesas é uma receita para problemas. É claro que geralmente há alguma defasagem entre as mudanças nas vendas e uma contração compensatória nas despesas, mas o diagnóstico precoce pode reduzir os impactos negativos significativamente. Assim que uma tendência de mudança for identificada, aja prontamente ou o impacto do atraso será mais severo.

Terceiro, revise o orçamento.

Se o empréstimo de curto prazo é regularmente necessário para atender aos custos operacionais normais, a indisponibilidade de tais empréstimos ou uma mudança repentina nas despesas operacionais pode ser devastadora.

Se as operações em andamento não podem ser suportadas por vendas, ou mais vendas são necessárias, menos despesas devem ser incorridas ou uma combinação dos dois é necessária. Embora pareça muito simples, muitas empresas hesitam “em uma expectativa esperançosa”. Se os remédios não forem introduzidos em tempo hábil, pode ocorrer uma grave crise de caixa.

Quarto, fique de olho no desenvolvimento de novos produtos.

Em muitas empresas, os gastos com P&D para novos produtos costumam ter uma variação muito maior dos orçamentos projetados do que os gastos normais. Afinal, quando você cria algo novo, é realmente difícil prever com precisão os custos ou o tempo de resposta no início.

Deixar de manter esses custos e compromissos de tempo dentro dos limites ou monitorar seu impacto e custo / benefício contínuos pode levar ao financiamento contínuo de projetos muito além de quando deveriam ser interrompidos. O fluxo de caixa geral pode ser facilmente drenado para um poço aparentemente sem fundo e, frequentemente, uma empresa inteira é ameaçada por um projeto errôneo.

Quinto, cuidado com projetos de estimação.

Um projeto de estimação é qualquer atividade organizacional realizada para o valor do ego, em vez de consistência com o erro da organização